[내 화장품 브랜드를 만들기 전에 알아야 할 인허가 ⑧] 화장품책임판매업 등록 후 매년 무엇을 해야 할까요?

OEM 공장에 보습크림 제조를 맡기고 화장품책임판매업 등록까지 마쳤다면, 이제 제품을 판매하는 일만 남았다고 생각하기 쉽습니다. 제조는 공장에서 하고 있으니 생산실적도 공장이 알아서 보고할 것 같기 때문입니다.

하지만 국내 OEM 공장에서 제품을 만들었다고 해서 브랜드 회사의 보고의무까지 공장으로 넘어가는 것은 아닙니다. 국내 제조 화장품을 자기 책임으로 유통·판매하는 화장품책임판매업자는 실제 생산한 제품의 실적을 보고해야 합니다. 판매량만 정리하거나 공장에서 납품한 물량만 확인해서는 정확한 보고자료가 되지 않을 수 있습니다.

등록 이후 챙길 일은 생산실적만이 아닙니다. 등록된 책임판매관리자가 법정교육을 실제로 수료했는지 살펴봐야 하고, 제품 사용 중 접수한 안전성 정보는 내용에 따라 정기보고 또는 신속보고 대상인지 판단해야 합니다. 사무실이나 책임판매관리자가 바뀌었다면 변경등록도 검토해야 합니다.

이 업무들은 모두 화장품 브랜드를 운영하면서 생기지만, 확인할 자료와 마감일이 서로 다릅니다. 생산실적은 실제 생산연도를 기준으로 보고하고, 안전성 정보는 회사가 관련 정보를 알게 된 시점이 중요할 수 있습니다. 무엇을 언제 확인해야 하는지 OEM 보습크림을 예로 들어 살펴보겠습니다.

OEM 공장에서 만들었는데 생산실적은 누가 보고할까요?

「화장품법」 제5조제5항, 같은 법 시행규칙 제13조 및 「화장품의 생산·수입실적 및 원료목록 보고에 관한 규정」에 따라 국내 제조 화장품을 유통·판매하는 화장품책임판매업자는 전년도 생산실적을 보고해야 합니다. 대한화장품협회의 원료목록·생산실적 보고 시스템을 이용하며, 2026년 1월부터 12월까지 실제 생산한 국내 화장품의 실적은 원칙적으로 2027년 2월 말까지 보고합니다.

이때 실무에서 가장 먼저 구분할 것은 발주수량과 생산수량입니다.

예를 들어 민수 씨의 회사가 OEM 공장에 보습크림 1,000개를 주문했다고 가정하겠습니다. 공장은 그해에 완제품 900개를 생산했고, 그중 700개만 회사에 납품했습니다. 온라인몰에서 판매된 물량은 400개입니다.

• 발주수량 1,000개는 공장에 주문한 수량입니다.
• 생산수량 900개는 그해 공장에서 실제 완제품으로 만든 수량입니다.
• 납품수량 700개는 브랜드 회사에 전달된 수량입니다.
• 판매수량 400개는 소비자에게 팔린 수량입니다.

이 경우 해당 연도 생산실적으로 확인할 물량은 900개입니다. 발주서에 적힌 1,000개를 그대로 옮기거나 매출자료의 400개만 보고하면, 실제 생산된 완제품 수량과 달라집니다.

생산한 날과 납품받은 날이 서로 다를 때에도 실제 생산연도를 기준으로 구분해야 합니다. 가령 공장에서 2026년 12월에 제조를 마쳤지만 회사에는 2027년 1월에 납품했다면, 창고 입고내역에 2027년으로 표시되어 있어도 해당 제품은 2026년에 생산한 물량입니다.

따라서 납품서만 보지 말고 공장의 생산 완료내역에서 제품명, 생산수량, 생산연도를 먼저 확인할 필요가 있습니다. 대한화장품협회의 보고서 작성요령에 따라 제조업자, 제품명, 용량, 생산량, 생산단가 등도 대조해야 합니다. 생산량은 포장단위별 개수로, 생산단가는 원 단위로 기재하고 생산금액은 생산량과 생산단가를 기준으로 산정합니다.

제품명 역시 놓치기 쉬운 부분입니다. 공장 내부자료에는 제품이 '수분크림-A'로 적혀 있고 온라인몰에서는 '브랜드 보습크림'으로 판매할 수 있습니다. 생산실적 보고서의 제품명은 제품표준서에 기재된 이름과 일치하는지 확인해야 합니다. 같은 제품이라도 자료마다 이름이 다르면 어느 제품의 실적인지 대조하는 과정이 필요합니다.

매출이 0원이라면 '실적없음'으로 보고해도 될까요?

매출이 없다고 해서 생산실적도 없는 것은 아닙니다. 비슷해 보이는 두 회사를 비교하면 차이가 분명해집니다.

민수 씨 회사는 책임판매업 등록과 OEM 계약을 마쳤지만 제품 출시가 미뤄져 그해 완제품을 생산하지 못했습니다. 반면 연진 씨 회사는 공장에서 이미 크림을 생산했지만 온라인몰 개설이 늦어 아직 한 개도 판매하지 못했습니다. 두 회사 모두 매출액은 0원입니다.

그러나 보고할 내용은 다릅니다.

• 실제 생산한 화장품이 없는 회사: 국내 제조 화장품을 유통·판매하는 유형으로 등록했다면 해당 연도에 생산실적이 없어도 '실적없음'으로 보고해야 합니다. 대한화장품협회 시스템의 관련 기능을 이용합니다.
• 생산은 했지만 아직 판매하지 않은 회사: 판매량이 0개이더라도 해당 연도에 실제 생산한 완제품 수량을 보고해야 합니다.

등록 유형에 따른 구분도 필요합니다. 국내 제조 화장품을 취급하지 않고 수입화장품만 유통·판매하는 유형으로 등록한 회사는 대한화장품협회에 국내 생산실적을 보고하는 대상이 아닙니다. 반대로 수입화장품도 취급하면서 국내 제조 화장품의 유통·판매 유형까지 함께 등록했다면 국내 생산실적이 없는 해에도 '실적없음' 보고를 확인해야 합니다.

회사가 정식으로 휴업하거나 폐업했다면 또 다른 확인이 필요합니다. 대한화장품협회는 휴업·폐업 시에도 생산실적을 즉시 보고하도록 안내하고 있으며, 휴업·폐업 전 실제로 생산한 물량이 있는지에 따라 보고할 내용이 달라집니다.

보고를 누락한 경우도 단순히 다음 해로 넘길 문제가 아닙니다. 2026년 5월 13일 시행된 「화장품의 생산·수입실적 및 원료목록 보고에 관한 규정」 개정에는 미보고 업체의 상황을 확인하는 절차가 추가됐습니다. 관련 단체는 보고하지 않은 이유를 우편·전화·이메일 등으로 확인할 수 있고, 지방식품의약품안전청장은 영업 여부나 폐업 상태 등을 확인하기 위해 현장조사를 할 수 있습니다.

이런 차이를 고려하면 연말에 매출표만 확인하기보다 등록필증에 기재된 영업 유형과 공장의 실제 생산자료를 함께 살펴보는 것이 먼저입니다.

책임판매관리자 교육은 대표자가 대신 받을 수 있을까요?

생산실적 보고와 별개로 현재 등록된 책임판매관리자의 법정교육 이력도 확인해야 합니다. 예를 들어 직원 A가 회사의 책임판매관리자로 등록되어 있는데 일정이 맞지 않는다고 해서 대표자인 민수 씨가 대신 교육을 수료할 수는 없습니다. 실제로 등록된 관리자인 A가 교육을 받아야 합니다.

「화장품법」 제5조제7항과 같은 법 시행규칙 제14조제1항에 따르면 책임판매관리자는 원칙적으로 해당 업무에 종사한 날부터 6개월 이내에 최초교육을 받아야 하며, 이후 매년 1회 보수교육을 받아야 합니다. 교육을 신청하거나 교육비를 납부한 사실만으로 수료했다고 볼 수도 없습니다. 대한화장품협회의 교육과정에서는 정해진 시간을 이수하고 필요한 수료평가를 통과해야 수료증이 발급됩니다.

책임판매관리자가 다른 회사에서 옮겨 왔다면 최초교육 이력을 어떻게 보아야 할까요?

기존 관리자가 퇴사하고 이전 회사에서 책임판매관리자로 근무했던 B를 새로 선임했다고 가정하겠습니다. B가 이미 최초교육을 정상적으로 수료했다면 회사를 옮겼다는 이유만으로 최초교육을 다시 받을 필요는 없습니다. 최초교육 이력은 회사를 기준으로 새로 계산하는 것이 아니라 교육을 받은 사람을 기준으로 확인하기 때문입니다.

다만 이전 회사에서 받았던 수료증이 있다는 것과 올해 필요한 보수교육을 마쳤다는 것은 별개의 문제입니다. 따라서 새로운 관리자의 최초교육 수료 이력과 해당 연도 보수교육 수료 여부를 각각 확인해야 합니다.

관리자를 교체했다면 교육뿐 아니라 등록사항도 살펴봐야 합니다. 실제 근무자는 B로 바뀌었는데 등록필증에는 퇴사한 A가 남아 있다면, 새로운 관리자의 자격을 확인할 수 있는 자료와 변경등록 신청서를 준비해야 할 수 있습니다. 「화장품법 시행규칙」 제5조에 따른 변경등록 대상이라면 원칙적으로 변경 사유 발생일부터 30일 이내에 신청해야 합니다.

고객이 '크림을 바른 뒤 피부가 붉어졌다'고 알려왔다면

온라인몰을 운영하다 보면 고객에게 제품 사용 후 피부가 붉어졌다는 문의가 들어올 수 있습니다. 이때 고객 응대만 마치고 기록을 남기지 않으면 회사가 관리해야 하는 안전성 정보를 놓칠 수 있습니다.

「화장품법」 제5조제2항, 같은 법 시행규칙 제12조 및 「화장품 안전성 정보관리 규정」에 따라 화장품책임판매업자는 사용 중 발생한 유해사례 등 안전성 정보를 수집·관리하고 필요한 보고와 안전관리 조치를 해야 합니다.

'유해사례'는 화장품을 사용하는 동안 나타난 원하지 않았던 징후나 증상 등을 뜻합니다. 고객의 증상이 화장품 때문에 발생했다는 사실이 아직 의학적으로 확인되지 않았더라도 접수된 정보를 기록하고 보고 대상인지 검토할 필요가 있습니다.

예를 들어 민수 씨 회사에 피부가 붉어졌다는 문의가 접수됐다면, 고객 응대 직원은 먼저 어느 제품을 사용했는지와 언제부터 어떤 증상이 나타났는지를 확인할 수 있습니다. 제품명과 문의 접수일을 기록하고, 제조번호도 확인할 수 있다면 함께 남겨야 합니다.

이 내용은 책임판매관리자에게 전달해야 합니다. 관리자는 접수된 증상과 사용 경위를 살펴보고 정기보고 대상인지, 법령상 신속보고 대상에 해당하는지를 판단해야 합니다. 피부 증상의 원인과 의학적 평가가 필요한 부분은 관련 전문가에게 확인하되, 회사가 지켜야 할 정보관리 및 보고기한도 별도로 챙겨야 합니다.