화장품책임판매업 등록 후 어떤 의무가 남을까요?

화장품책임판매업 등록을 마치고 OEM 공장에서 만든 첫 크림을 온라인몰에 출시했습니다. 제조는 공장에 맡겼으니 이제 제품 판매에만 집중하면 될까요? 책임판매관리자 교육 안내가 오고, 공장에서는 생산내역을 보내며, 온라인몰에는 피부 이상을 호소하는 소비자 문의가 들어옵니다.

등록을 마쳐도 책임판매업자의 의무는 계속됩니다. 관리자 교육과 전년도 생산실적 보고에는 정해진 기한이 있고, 원료목록과 제조번호별 품질자료, 판매 후 안전성 정보는 제품의 유통 과정에서 각각 관리해야 합니다. 관리자가 바뀌거나 법정 회수대상 화장품이 확인되면 별도의 변경등록·회수절차도 진행해야 합니다.

예를 들어 민수 씨가 OEM 공장에서 만든 미백·주름개선 크림을 판매한다면, 등록필증에 적힌 사업자와 관리자 정보, 교육 수료증, 공장의 생산·품질자료, 기존 보고내역을 함께 살펴야 합니다. 같은 회사의 업무라도 누가 의무를 지는지, 어느 날짜부터 기한을 계산하는지, 무엇을 증빙해야 하는지에 따라 준비할 자료가 달라집니다.

등록증을 받았는데, 공장에서 하는 일까지 관리해야 할까요?

민수 씨의 회사에는 화장품을 만드는 생산시설이 없습니다. 원료를 배합하고 크림을 생산하는 일부터 품질검사까지 모두 OEM 공장에 맡겼습니다. 민수 씨의 회사는 완성된 제품을 자신의 브랜드로 판매합니다.

그렇다면 제품을 만드는 과정에서 발생하는 업무는 공장이 전부 책임지는 걸까요?

「화장품법」은 화장품을 제조하는 업체와 자신의 책임으로 유통·판매하는 업체의 의무를 구분하고 있습니다.

「화장품법 시행규칙」 제11조는 제조업자가 지켜야 할 사항을, 제12조는 책임판매업자의 준수사항을 정합니다.

제조업자는 제품을 제조하고 관련 제조·품질관리 기준을 지켜야 합니다. 반면 책임판매업자는 품질관리기준과 책임판매 후 안전관리기준을 준수하고, 제조업자로부터 받은 제품표준서와 품질관리기록서 등 필요한 자료를 보관해야 합니다.

여기서 제품표준서는 해당 화장품을 어떤 기준에 따라 제조하고 관리하는지 확인하는 문서입니다. 품질관리기록서는 제품이 정해진 품질기준에 적합한지 검사한 내용과 결과 등을 확인하는 데 필요한 자료입니다.

이러한 기록이 실제로 어떻게 활용되는지 살펴보겠습니다.

민수 씨가 판매하는 크림은 같은 제품명으로 두 차례 생산됐습니다. 첫 번째 생산분에는 A001, 두 번째 생산분에는 A002라는 제조번호가 부여됐습니다.

소비자에게는 같은 이름의 크림으로 판매되지만, 제조번호는 각각 어느 생산분에 해당하는지를 구별하는 정보입니다.

그런데 공장에서 품질검사 자료를 보내왔는데 제품명과 '적합'이라는 결과만 있고, 제조번호를 확인할 수 없다고 생각해 보겠습니다.

이 자료가 A001 제품을 검사한 결과인지, A002 제품까지 포함한 것인지 알아보기 어렵습니다. A001의 검사 결과가 적합하다는 사실만으로 A002의 검사 결과까지 확인됐다고 볼 수도 없습니다.

나중에 A002 제조번호가 표시된 제품에서 품질 문제가 발견된다면 어떨까요?

민수 씨의 회사는 먼저 해당 제품이 언제 생산됐고, 어떤 품질검사를 거쳤으며, 어느 판매처에 공급됐는지 확인합니다. 이때 제조번호와 검사자료, 출고내역이 서로 연결되어 있어야 문제의 원인과 영향을 받는 제품의 범위를 살펴볼 수 있습니다.

바로 이런 이유로 책임판매업자인 민수 씨에게도 제품에 관한 자료관리 의무가 남아 있는 것입니다.

그렇기에 OEM 계약서에 '품질검사는 제조업체가 담당한다'라고만 적혀 있다면, 그다음에는 실제 자료가 어떻게 전달되는지도 확인할 필요가 있습니다.

가령 공장이 제품을 추가 생산했을 때 제조번호별 품질검사 결과를 받을 수 있는지, 원료나 처방이 바뀌었을 때 어떤 자료로 변경 내용을 확인할 수 있는지 살펴보는 것입니다.

세부 처방처럼 제조업체의 영업비밀이 문제되는 자료는 관계 법령과 계약에 따른 제공 범위를 별도로 확인해야 합니다.

이렇게 보면 공장과 책임판매업자의 업무가 어디서 구분되는지 알 수 있습니다.

공장은 계약과 법령에 따라 제품을 제조하고 품질검사를 진행합니다. 책임판매업자는 실제 판매하는 제품에 관한 품질자료를 확보·관리하고, 판매 이후 발생하는 안전성 문제에도 필요한 조치를 해야 합니다.

여기에 책임판매업을 운영하면서 주기적으로 챙겨야 하는 행정 의무도 있습니다.

책임판매관리자의 교육은 법에서 정한 주기에 맞춰 이수해야 하고, 전년도 생산실적은 다음 해 2월 말까지 보고해야 합니다. 반면 제조번호별 품질기록과 판매 후 안전성 정보는 제품을 유통·판매하는 과정에서 계속 관리해야 합니다.

책임판매관리자가 바뀌거나 위해화장품 회수 사유가 발생했다면 별도의 변경등록이나 회수절차도 진행해야 합니다.

결국 민수 씨가 등록 이후 챙겨야 할 업무는 모두 같은 시점에 발생하지 않습니다. 매년 기한을 정해 두고 처리할 일과 제품을 판매하면서 계속 관리할 일, 특정한 문제가 발생했을 때 처리할 일을 나누어야 합니다.

그중 먼저 일정표에 적어 두어야 할 책임판매관리자 교육과 생산실적 보고부터 살펴보겠습니다.

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책임판매관리자 교육은 매년 같은 날 받는 걸까요?

민수 씨는 책임판매업을 등록하면서 대표자와 책임판매관리자를 겸임하기로 했습니다. 등록 당시 학력이나 경력 등 필요한 자격요건을 갖췄고, 관련 서류도 모두 제출했습니다.

그런데 제품을 판매하기 시작한 뒤 법정 교육 안내를 받았습니다.

등록할 때 관리자 자격까지 확인받았는데, 교육을 또 받아야 하나요? 매년 같은 날짜에 받는 건가요?

책임판매관리자의 자격요건을 갖추는 일과 법정 교육을 이수하는 일은 별개입니다. 등록 당시 자격을 인정받았더라도 책임판매관리자로 종사하는 동안에는 정해진 교육을 받아야 합니다.

「화장품법」 제5조제7항과 「화장품법 시행규칙」 제14조제1항은 책임판매관리자의 교육을 최초교육과 보수교육으로 나누고 있습니다.

최초교육은 책임판매관리자로 종사한 날부터 6개월 이내에 받아야 합니다. 이후 보수교육은 최초교육을 받은 날을 기준으로 매년 1회 이수해야 합니다.

여기서 먼저 확인할 날짜는 책임판매관리자로 종사하기 시작한 날입니다.

예를 들어 민수 씨가 2026년 10월에 책임판매관리자로 종사하기 시작했다고 생각해 보겠습니다.

이 경우 최초교육은 실제 종사 시작일부터 6개월을 계산해 그 기간 내에 받아야 합니다.

반면 보수교육은 최초교육을 이수한 날을 기준으로 매년 1회 받아야 합니다. 교육기관이 안내하는 해당 연도의 교육 일정과 수료 인정기한도 함께 확인해야 합니다.

실제로 대한화장품협회는 2026년 보수교육에 대해 해당 연도 12월 31일까지 수료해야 그해 교육으로 인정된다고 안내하고 있습니다.

다만 교육에 관한 예외도 있습니다.

「화장품법 시행규칙」 제14조제1항은 자격시험 합격일이 종사 시작일 이전 1년 이내인 경우 최초교육을 받은 것으로 인정하도록 정하고 있습니다.

이 규정은 자격시험 제도가 있는 맞춤형화장품조제관리사에게 적용되는 예외입니다. 민수 씨처럼 일반적인 화장품책임판매관리자로 등록한 사람이 학력이나 경력요건을 갖췄다는 이유만으로 최초교육을 면제받는 것은 아닙니다.

해당 예외가 적용되는 맞춤형화장품조제관리사는 보수교육의 기준일도 다릅니다. 자격시험에 합격한 날부터 1년이 되는 날을 기준으로 매년 1회 보수교육을 받아야 합니다.

민수 씨는 자신이 책임판매관리자로 등록돼 있으므로 일반적인 최초교육과 보수교육 기준을 확인하면 됩니다.

그렇다면 교육은 몇 시간 동안 받아야 할까요?

「화장품법 시행규칙」 제14조는 교육시간을 4시간 이상 8시간 이하로 정하고 있습니다. 실제 과정의 시간과 수료조건은 식품의약품안전처장이 지정한 교육실시기관의 안내를 따릅니다.

대한화장품협회가 운영하는 2026년 화장품책임판매관리자 법정 교육에는 6시간 온라인 과정이 마련돼 있습니다. 최초교육 대상자와 보수교육 대상자는 자신의 교육 이력에 맞는 과정을 선택해야 합니다.

특히 일반적인 화장품 직무교육과 법정 책임판매관리자 교육은 구분해야 합니다. 교육기관에서 강의를 수강했다는 사실만으로 법정 교육 의무를 이행한 것으로 볼 수는 없으므로, 신청하려는 과정이 실제 법정 최초교육 또는 보수교육에 해당하는지 확인해야 합니다.

교육을 누가 받아야 하는지도 살펴보겠습니다.

민수 씨처럼 대표자가 책임판매관리자를 겸임한다면 대표자인 민수 씨가 교육을 받아야 합니다.

반대로 회사가 자격요건을 갖춘 직원을 책임판매관리자로 지정했다면 해당 직원이 교육 대상자입니다. 대표자가 대신 교육을 수강해 그 직원의 교육 의무를 이행할 수는 없습니다.

이는 책임판매관리자가 교체될 때 특히 중요합니다.

예를 들어 민수 씨가 그동안 직접 맡아 온 책임판매관리자 업무를 새 직원에게 넘기기로 했다고 생각해 보겠습니다.

이 경우에는 새로운 관리자의 자격요건과 실제 종사 시작일을 확인해야 합니다.

또한 책임판매관리자 변경은 화장품책임판매업의 변경등록 대상입니다. 새로운 관리자의 교육 일정과 변경등록 신청기한은 각각 해당 법령을 기준으로 계산해야 합니다.

따라서 민수 씨의 회사에서는 현재 등록된 책임판매관리자가 누구인지부터 확인하는 것이 좋습니다.

등록필증에 적힌 관리자 성명과 실제 담당자가 일치하는지 살펴보고, 해당 관리자의 종사 시작일과 최초교육 수료증, 최근 보수교육 수료증을 함께 확인하면 다음 교육 일정을 정리할 수 있습니다.

수료증을 찾을 수 없거나 정확한 이수일이 기억나지 않는다면 교육을 받았던 기관의 수료 이력부터 확인할 수 있습니다.

교육 의무와 관련해 한 가지 더 알아둘 부분이 있습니다.

「화장품법」 제5조제8항은 일정한 법 위반 등 법정 사유가 있는 영업자에게 별도의 교육을 명할 수 있도록 정하고 있습니다.

이 교육명령은 책임판매관리자가 정기적으로 이수하는 최초교육·보수교육과 다른 제도입니다. 따라서 영업자에게 별도 교육명령이 내려진 경우에는 그 명령의 대상과 이수기한을 따로 확인해야 합니다.

제품 판매를 잠시 중단한 회사도 마찬가지입니다.

온라인몰에서 제품 판매를 멈췄다는 사실만으로 책임판매업 등록이 자동으로 폐업 처리되거나 교육 의무가 없어지는 것은 아닙니다. 실제 휴업·폐업 신고 여부와 등록상태에 따라 교육 대상 여부를 확인해야 합니다.

민수 씨가 교육 일정을 관리할 때 가장 먼저 펼쳐 볼 자료는 등록필증과 교육 수료증입니다.

이 두 자료에서 현재 책임판매관리자가 누구인지, 언제 종사하기 시작했는지, 최초교육과 최근 보수교육을 언제 마쳤는지 확인하면 어떤 교육을 추가로 받아야 하는지 판단할 수 있습니다.

이렇게 책임판매관리자의 교육 일정을 정리했다면, 다음으로 살펴볼 것은 화장품책임판매업자가 매년 제출해야 하는 생산실적 보고입니다.

출처: 「화장품법」 제5조제7항·제8항, 「화장품법 시행규칙」 제14조, 대한화장품협회 2026년 법정 교육과정 안내.

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공장이 만든 화장품인데 생산실적은 누가 보고할까요?

민수 씨의 회사는 OEM 공장에서 크림을 생산해 납품받았습니다. 제조부터 품질검사까지 공장에 맡겼으니, 생산실적 보고도 공장에서 처리할 것으로 생각할 수 있습니다.

하지만 화장품을 직접 제조한 업체와 생산실적을 보고해야 하는 업체는 구분해야 합니다.

국내 OEM 화장품을 자신의 책임으로 유통·판매하는 경우, 법정 생산실적 보고의 의무자는 화장품책임판매업자입니다.

즉, 민수 씨의 회사가 제조를 공장에 맡겼더라도 생산실적 보고는 책임판매업자인 민수 씨의 회사가 챙겨야 합니다. 공장이 생산자료를 제공하는 것과 브랜드 회사가 법정 보고를 이행하는 것은 서로 다른 업무이기 때문입니다.

「화장품법」 제5조제5항과 같은 법 시행규칙 제13조, 「화장품의 생산·수입실적 및 원료목록 보고에 관한 규정」 제2조는 전년도 생산실적을 매년 2월 말까지 보고하도록 정하고 있습니다.

예를 들어 민수 씨의 회사가 2026년에 OEM 공장을 통해 크림을 생산했다면, 해당 생산실적은 2027년 2월 말까지 보고해야 합니다.

국내에서 제조한 화장품의 생산실적은 대한화장품협회가 운영하는 온라인 보고 시스템을 통해 보고할 수 있습니다.

그렇다면 민수 씨는 공장에서 생산내역을 받아 그대로 입력하면 될까요?

여기서부터 실제로 확인할 내용이 생깁니다.

생산실적 보고에는 어떤 제품을 얼마나 생산했는지, 생산금액은 얼마인지에 관한 정보가 필요합니다. 브랜드 회사가 관리하는 제품명과 공장의 생산자료가 일치하는지도 살펴봐야 합니다.

예를 들어 민수 씨의 온라인몰에서는 ‘미소뷰티 크림’이라는 이름으로 제품을 판매하지만, OEM 공장에서는 같은 제품을 ‘MC-01’이라는 내부 코드로 관리한다고 생각해 보겠습니다.

공장은 ‘MC-01’의 생산량과 생산금액을 정리해 보내왔습니다. 그런데 민수 씨의 회사가 앞서 원료목록을 보고할 때 사용한 제품명은 ‘미소뷰티 크림’입니다.

이때 공장의 ‘MC-01’이 실제로 ‘미소뷰티 크림’을 가리키는지 확인해야 합니다.

공장에서 사용하는 제품코드와 완제품 명칭, 기존 원료목록 보고 내역을 비교하면 두 자료가 같은 제품에 관한 것인지 알 수 있습니다.

제품명이 서로 맞지 않는 문제는 실제 보고 과정에서도 발생할 수 있습니다.

대한화장품협회는 2022년 2월 25일 공지에서 생산실적 보고 시 입력한 제품명이 기존 원료목록 보고 제품명과 일치하지 않으면 수정이 필요하다고 안내했습니다. 기존에 원료목록을 보고한 제품명을 확인하고 동일하게 입력하라는 뜻입니다.

따라서 민수 씨의 회사는 생산실적을 입력하기 전에 공장에서 받은 생산자료와 기존 원료목록 보고 내역을 나란히 놓고 제품 식별정보부터 맞춰볼 필요가 있습니다.

생산량과 생산금액도 주의해서 살펴야 합니다.

예를 들어 공장에서 크림 2,000개를 생산했지만 그중 800개만 소비자에게 판매했다고 생각해 보겠습니다.

이때 온라인몰의 판매량은 800개지만 공장에서 실제 생산한 수량은 2,000개입니다.

생산실적은 생산한 제품에 관한 자료를 기준으로 작성해야 하므로, 판매량이나 매출 집계표의 숫자를 그대로 옮겨 적으면 실제 생산내역과 차이가 생길 수 있습니다.

생산금액 역시 온라인몰에서 소비자에게 판매한 금액과 구분해야 합니다.

대한화장품협회의 생산실적 작성 안내에 따르면 생산단가는 생산금액을 생산량으로 나누어 산정합니다. 생산금액에는 제품 생산에 소요된 내용물과 부자재 등의 비용이 반영됩니다.

특히 OEM 제조에서는 브랜드 회사가 용기나 포장재 등을 직접 공급하는 경우도 있습니다. 이때는 해당 자재비가 생산금액 산정에 어떻게 반영되어야 하는지 협회의 작성 기준과 실제 제조자료를 함께 확인해야 합니다.

이 때 민수 씨가 실제로 준비할 것은 제품별 생산자료와 기존 보고 내역입니다.

공장에서 받은 제품명·생산량·생산금액을 확인하고, 책임판매업자가 원료목록을 보고할 때 사용한 제품명과 맞춰봐야 합니다. 서로 다른 부분이 있다면 같은 제품을 다른 이름으로 기록한 것인지, 생산자료에 추가 확인이 필요한 내용이 있는지부터 알아볼 수 있습니다.

이런 자료를 미리 정리해 두면 다음 해 생산실적 보고를 준비할 때 어떤 정보가 부족한지, 공장에 어떤 자료를 추가로 요청해야 하는지도 파악하기 쉽습니다.

그렇다면 그해 제품을 전혀 생산하지 못한 회사는 어떨까요?

민수 씨가 책임판매업 등록을 마쳤지만 OEM 공장과의 생산 일정이 늦어져 실제로 생산한 제품이 없다고 생각해 보겠습니다.

매출도 없고 생산량도 없으니 아무것도 보고하지 않아도 될까요?

생산실적 보고 대상인 책임판매업자라면 생산실적이 없더라도 ‘실적없음’으로 보고해야 합니다.

대한화장품협회도 전년도 생산실적이 없는 경우 생산실적 보고 시스템에서 ‘실적없음으로 보고하기’를 통해 보고하도록 안내하고 있습니다.

이 경우 생산한 제품이 없으므로 원료목록을 보고하지 않고 생산실적만 ‘실적없음’으로 보고하는 방법도 별도로 안내하고 있습니다.

따라서 아직 제품을 생산하지 못했다면 책임판매업 등록상태를 확인하고 무실적 보고 대상인지 살펴보면 됩니다.

이와 관련해 2026년에는 미보고 업체를 확인하는 절차도 보강됐습니다.

식품의약품안전처는 2026년 5월 13일 「화장품의 생산·수입실적 및 원료목록 보고에 관한 규정」을 개정했습니다.

개정 고시 제2026-38호에 따르면 생산실적 등의 보고자료를 제출받는 관련 단체는 미보고 업체에 대해 우편, 전화, 이메일, 문자메시지, 팩스 통지 등의 방법으로 사실관계를 확인할 수 있습니다.

또한 지방식약청은 생산실적 등을 보고하지 않은 업체의 소재지가 실제로 존재하는지, 폐업한 상태인지 등을 확인하기 위해 현장조사를 실시할 수 있도록 규정이 보완됐습니다.

그렇기에 민수 씨처럼 첫 제품을 출시한 회사라면 공장의 생산내역과 기존 보고자료를 비교해 실적을 준비해야 합니다.

반대로 책임판매업 등록만 마치고 아직 제품을 생산하지 않은 회사라면 현재 등록상태와 무실적 보고 여부부터 확인해야 합니다.

어느 경우든 매출이 없다는 사실만으로 생산실적 보고 의무까지 없는 것은 아닙니다.

제품을 생산한 회사는 생산기록을, 생산하지 않은 회사는 등록상태를 확인하는 것이 출발점입니다.

그리고 여기서 한 가지 더 구분해야 할 보고가 있습니다.

생산실적은 전년도 내역을 다음 해 2월 말까지 보고하지만, 화장품 제조에 사용된 원료목록은 유통·판매 전에 보고해야 합니다.

두 보고는 제출 시점이 다르기 때문에 각각의 기한을 따로 관리해야 합니다.

출처: 「화장품법 시행규칙」 제13조, 식약처고시 제2026-38호(2026. 5. 13.), 대한화장품협회 생산실적·원료목록 보고 안내.

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원료목록도 다음 해 2월 말에 보고하면 될까요?

앞서 살펴본 생산실적은 전년도 내역을 다음 해 2월 말까지 보고합니다.

그렇다면 원료목록도 그때 함께 보고하면 될까요?

원료목록은 보고 시점이 다릅니다. 「화장품법 시행규칙」 제13조제2항에 따르면 화장품책임판매업자는 제조과정에 사용된 원료의 목록을 해당 제품의 유통·판매 전에 보고해야 합니다. 이미 보고한 목록이 변경된 경우에도 마찬가지입니다.

여기서 민수 씨가 궁금해할 만한 부분이 있습니다.

처음 제품을 출시할 때 원료목록을 보고했는데, 공장에서 크림을 추가 생산할 때마다 다시 보고해야 하나요?

매번 보고해야 하는 것은 아닙니다. 기존에 원료목록을 보고한 제품이라면 실제 사용된 원료가 종전 보고 내용과 같은지 확인하면 됩니다. 원료목록에 변경사항이 없다면 같은 제품을 추가 생산한다는 이유만으로 다시 보고할 필요는 없습니다.

예를 들어 민수 씨가 판매하는 크림을 처음 생산하면서 공장에서 A001이라는 제조번호를 부여했다고 생각해 보겠습니다.

이후 주문량이 늘어나 같은 크림을 다시 생산했고, 이번에는 A002라는 제조번호가 붙었습니다.

두 제품은 제조번호가 다르지만 실제 제조에 사용된 원료가 동일할 수 있습니다. 제조번호는 생산단위를 구별하기 위한 정보이므로 번호가 달라졌다는 사실만으로 원료목록 변경보고 대상이 되는 것은 아닙니다.

그런데 공장이 이번에는 일부 원료를 바꿔 생산하기로 했다면 어떨까요?

가령 기존 크림에는 사용하지 않았던 판테놀을 추가하기로 했다고 생각해 보겠습니다.

제품명은 여전히 '미소뷰티 크림'이지만, 실제 제조에 사용되는 원료는 이전과 달라집니다.

이 경우에는 기존에 보고한 원료목록과 변경된 처방을 비교하고, 달라진 내용을 유통·판매 전에 변경보고해야 합니다.

따라서 민수 씨가 공장에 확인할 내용은 단순히 이번에도 같은 제품을 생산하는지 여부가 아닙니다.

이번 생산에 사용할 원료가 이전에 보고한 목록과 동일한지, 원료가 추가되거나 제외된 부분은 없는지 알아야 합니다.

이를 확인하려면 공장에서 이번 생산분의 최종 원료목록이나 변경 내역을 받아 기존 보고자료와 나란히 놓고 비교하는 것이 좋습니다.

예를 들어 기존 보고자료에는 없던 원료가 새 자료에 들어 있다면 어떤 성분이 추가됐는지 확인할 수 있습니다. 반대로 공장이 원료를 변경했다고 알려왔지만 보고된 원료명에는 차이가 없다면 실제 변경 내용과 기존 보고 범위를 더 살펴봐야 합니다.

이때 원료의 종류가 변경된 것인지, 같은 원료의 공급업체나 제조번호만 달라진 것인지도 구분할 필요가 있습니다. 원료목록 변경보고 여부는 공장이 내부적으로 '변경'이라고 부르는지가 아니라 실제 보고한 원료목록이 달라졌는지를 기준으로 살펴야 합니다.

이렇게 비교하면 기존 보고자료를 그대로 사용할 수 있는지, 새로운 생산분을 유통·판매하기 전에 변경보고가 필요한지 판단할 수 있습니다.

여기서 주의할 것은 보고 순서입니다.

생산실적 보고는 한 해가 지난 뒤에 진행하지만, 원료목록 보고는 제품을 시장에 내놓기 전에 이루어져야 합니다.

이미 생산을 마친 제품이라도 유통·판매하기 전에 원료목록을 보고했는지 확인해야 합니다. 원료가 변경된 제품을 출시할 예정이라면 변경보고 역시 유통·판매 전에 마쳐야 합니다.

생산실적을 정리하는 다음 해 2월에 원료목록까지 처음 확인하려 한다면 이미 법정 보고 시점을 놓쳤을 수 있습니다.

따라서 민수 씨의 회사는 신제품 출시와 원료 변경 여부를 공장에 확인하는 시점을 따로 관리하는 편이 좋습니다. 특히 공장이 처방을 변경하기로 했다면 변경된 최종 원료자료를 언제 제공받을 수 있는지도 미리 협의해 두어야 합니다.

다만 지금까지 설명한 내용은 국내 OEM 화장품을 자신의 책임으로 유통·판매하는 회사에 한정되는 것입니다.

해외에서 완제품을 수입하는 책임판매업자에게는 별도 예외가 적용될 수 있습니다.

「화장품법 시행규칙」 제13조제3항은 전자무역문서로 표준통관예정보고를 하고 화장품을 수입하는 책임판매업자가 같은 조 제1항·제2항에 따른 수입실적 및 원료목록 보고를 하지 않을 수 있도록 규정하고 있습니다.

따라서 해외에서 화장품을 수입한다면 국내 OEM 제품과 같은 방식으로 보고하기 보다, 실제 수입 유형과 표준통관예정보고 여부부터 확인해야 합니다.

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품질검사를 공장에 맡긴 브랜드는 어떤 자료를 받아야 할까요?

민수 씨가 OEM 공장과 체결한 계약서에는 '제품 제조와 품질검사는 공장이 담당한다'는 내용이 들어 있습니다.

실제로 공장은 크림을 생산할 때마다 품질검사를 진행하고, 검사 결과에 문제가 없는 제품을 납품한다고 설명했습니다.

그렇다면 민수 씨의 회사는 공장에서 품질검사를 마쳤다는 사실만 확인하면 될까요?

제조와 품질검사를 공장에 맡겼더라도 책임판매업자는 법에서 정한 품질관리 의무를 계속 이행해야 합니다.

「화장품법 시행규칙」 제12조는 책임판매업자가 품질관리기준과 책임판매 후 안전관리기준을 준수하고, 제조업자로부터 받은 제품표준서와 품질관리기록서 등을 보관하도록 정하고 있습니다.

또한 제조를 위탁한 경우에는 공장에서 제조와 품질관리가 적절하게 이루어지는지 관리·감독하고, 필요한 제조·품질관리 기록을 받아 관리해야 합니다.

여기서 민수 씨가 먼저 알아둘 문서가 두 가지 있습니다.

하나는 제품표준서입니다.

제품표준서는 해당 화장품을 어떤 기준에 따라 제조하고 관리해야 하는지 정리한 문서입니다. 제품의 특성과 제조·품질관리에 적용되는 기준을 확인할 때 사용합니다.

다른 하나는 품질관리기록서입니다.

이 문서는 실제 생산한 제품에 대해 어떤 시험·검사를 진행했고, 그 결과가 어떠했는지 등을 확인하는 데 필요한 자료입니다.

민수 씨가 판매하는 크림을 예로 들어보겠습니다.

처음 생산한 크림에는 A001이라는 제조번호가 붙었습니다. 공장은 해당 제품의 품질검사를 마치고 검사 결과를 전달했습니다.

그런데 주문이 늘어나 같은 크림을 추가 생산했고, 이번에는 A002라는 제조번호가 부여됐습니다.

두 제품은 이름과 용량, 패키지가 같습니다. 소비자도 같은 '미소뷰티 크림'으로 구매합니다.

하지만 A001과 A002는 서로 다른 생산분입니다.

따라서 A001의 검사 결과가 적합하다는 사실만으로 A002의 품질검사까지 확인됐다고 볼 수는 없습니다.

예를 들어 민수 씨의 회사에 A001의 품질검사 자료만 있고, A002에 관한 자료는 없다고 생각해 보겠습니다.

공장에 문의하자 두 생산분 모두 검사를 마쳤다는 답변을 받았습니다.

이때 민수 씨에게 필요한 것은 단순히 '검사 결과가 적합하다'는 설명이 아닙니다.

A002 제품을 실제로 검사했는지, 어떤 항목을 검사했고 결과는 무엇이었는지 확인할 수 있는 자료입니다.

이를 위해 공장에서 제공한 품질관리기록서와 시험성적서 등 해당 기록에서 제품명과 제조번호, 검사일자, 시험항목과 기준, 검사 결과를 확인할 수 있는지 살펴봐야 합니다.

이 정보가 실제 납품받은 제품과 일치하는지도 중요합니다.

가령 공장이 전달한 검사자료에는 제조번호 A002가 기재돼 있는데, 실제 납품된 제품에는 A003이라는 제조번호가 표시돼 있다면 어떨까요?

먼저 공장에 어느 제조번호의 제품을 납품했는지 확인해야 합니다. 검사자료와 실제 제품이 서로 다른 생산분을 대상으로 했을 수 있기 때문입니다.

이렇게 제품의 제조번호와 검사자료를 대조하면 회사가 보관한 기록이 실제 판매제품에 관한 것인지 확인할 수 있습니다.

이러한 자료는 제품에 문제가 발생했을 때에도 활용됩니다.

나중에 특정 제조번호의 제품에서 품질 문제가 제기된다면 해당 생산분의 검사 결과와 제조 관련 기록을 찾아볼 수 있어야 합니다. 어느 제품이 문제인지, 어떤 자료를 추가로 확보해야 하는지 판단하는 데 필요한 기초자료입니다.

그렇다고 민수 씨의 회사가 공장에서 진행한 시험을 모두 다시 실시해야 한다는 뜻은 아닙니다.

「화장품법 시행규칙」 제12조제5호는 제조번호별 품질검사를 거쳐 유통하도록 정하면서도, 제조업자와 책임판매업자가 동일한 경우 또는 법에서 정한 기관 등에 품질검사를 위탁하여 제조번호별 검사 결과가 있는 경우에는 직접 품질검사를 하지 않을 수 있도록 규정하고 있습니다.

따라서 법정 요건에 맞는 위탁검사 결과를 확보했다면 책임판매업자가 반드시 동일한 시험을 다시 진행해야 하는 것은 아닙니다.

다만 위탁검사가 적절하게 이루어졌는지 관리·감독하고 필요한 자료를 받아 보관하는 의무는 남습니다.

이 부분은 OEM 계약서를 살펴볼 때도 중요합니다.

민수 씨의 계약서에 '품질검사는 제조업체가 담당한다'는 내용만 적혀 있다면, 실제 검사 결과를 어떤 방식으로 제공받기로 했는지도 확인할 필요가 있습니다.

예를 들어 공장이 제품을 추가 생산할 때마다 제조번호별 검사 결과를 전달하기로 했는지, 품질관리기록을 요청하면 어떤 자료를 받을 수 있는지 살펴보는 것입니다.

원료나 처방을 변경하는 경우에도 마찬가지입니다.

공장에서 기존 크림의 일부 원료를 변경하기로 했다면, 브랜드 회사는 어떤 부분이 달라졌는지 알아야 원료목록 보고 여부와 기존 제품자료를 확인할 수 있습니다.

이처럼 제조·검사를 누가 담당하는지 정하는 일과 그 결과를 어떤 자료로 확인하고 관리할지는 함께 살펴봐야 합니다.

물론 공장이 보유한 모든 제조기록이나 세부 처방을 무조건 제공받을 수 있는 것은 아닙니다.

「화장품법 시행규칙」 제11조제1항제6호는 제조업자가 품질관리에 필요한 사항을 책임판매업자에게 제출하도록 정하면서 일정한 예외를 두고 있습니다.

특히 제조업자가 제품을 직접 설계·개발·생산하는 방식에서는 품질과 안전관리에 영향이 없는 범위에서, 당사자 사이의 계약에 따라 영업비밀에 해당하는 자료를 제공하지 않을 수 있습니다.

따라서 민수 씨는 공장에서 받기로 한 자료가 무엇인지 계약 내용을 확인하고, 실제 품질관리에 필요한 기록을 확보하고 있는지도 함께 살펴봐야 합니다.

단순히 공장의 영업비밀이라는 이유로 법에서 정한 품질관리 의무까지 면제되는 것은 아닙니다.

여기서 한 가지 더 알아둘 사항이 있습니다.

화장품에 사용된 성분에 따라 별도로 보관해야 하는 시험자료가 있다는 점입니다.

「화장품법 시행규칙」 제12조제11호는 레티놀 및 그 유도체, 아스코빅애시드 및 그 유도체, 토코페롤, 과산화화합물, 효소 등 규정된 성분을 0.5퍼센트 이상 함유한 제품에 대해 특별한 안정성시험 자료 보관 의무를 정하고 있습니다.

해당하는 제품의 안정성시험 자료는 최종 제조된 제품의 사용기한이 만료되는 날부터 1년간 보존해야 합니다.

예를 들어 민수 씨가 기존 크림과 별도로 레티놀을 함유한 새로운 제품을 출시하려고 한다면 어떨까요?

먼저 공장에서 받은 최종 처방자료를 통해 레티놀 또는 해당 유도체의 실제 함량이 얼마인지 확인해야 합니다.

완제품에 들어 있는 해당 성분의 함량이 법정 기준인 0.5퍼센트 이상이라면 관련 안정성시험 자료의 보관 의무도 적용됩니다.

이때는 공장에서 해당 제품의 안정성시험 자료를 보유하고 있는지, 책임판매업자가 필요한 자료를 어떻게 확보하고 보관할 것인지 확인해야 합니다.

여기서 말하는 안정성시험은 시간이 지나거나 보관환경이 달라졌을 때 제품의 성분과 품질이 어떻게 유지되는지 살펴보는 시험입니다.

광고 효능을 뒷받침하는 인체적용시험과는 목적이 다릅니다.

예를 들어 어떤 크림이 주름개선에 도움을 준다는 광고 주장을 뒷받침하는 시험자료가 있다고 해서, 그것만으로 법에서 요구하는 안정성시험 자료까지 갖췄다고 볼 수는 없습니다.

반대로 안정성시험 자료가 있다는 사실만으로 광고에서 주장하는 효능이 입증되는 것도 아닙니다.

민수 씨는 제품의 실제 성분과 함량을 확인한 다음 어떤 시험자료가 필요한지, 해당 자료에 적용되는 보관기간은 언제까지인지 살펴봐야 합니다.

다시 말해, 공장에서 품질검사를 마쳤다는 사실을 확인하는 것부터 시작해, 실제 판매제품과 제조번호별 검사기록이 일치하는지, 관련 자료를 회사에서 확보하고 관리할 수 있는지까지 살펴보는 것입니다.

이러한 기록은 매년 생산실적 보고를 준비할 때만 확인하는 자료가 아닙니다. 제품을 추가 생산하거나 제조내용이 변경될 때에도 필요한 내용을 확인하고 관리해야 합니다.

그리고 책임판매업자의 관리 업무는 제품을 출고한 뒤에도 이어집니다.

공장에서 품질검사를 마친 제품이라도 소비자가 사용하면서 피부 이상을 호소하는 경우가 생길 수 있기 때문입니다.

다음으로는 판매 이후 접수되는 소비자 문의와 안전성 정보를 어떻게 관리해야 하는지 살펴보겠습니다.

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