[내 화장품 브랜드를 만들기 전에 알아야 할 인허가 ⑤] 화장품 OEM 생산 완료, 원료목록은 판매 전에 보고해야 할까요?

원료목록을 한 번 보고했다면 다음 생산 때는 어떻게 될까요?

원료목록을 보고한 제품을 다시 생산하는 상황도 살펴보겠습니다.

민수 씨 회사가 첫 생산분의 원료목록 보고를 마친 뒤 같은 보습크림을 다시 생산한다고 가정해 보겠습니다.

두 번째 생산분에는 새로운 제조번호가 붙었습니다.

그렇다면 원료목록도 반드시 다시 보고해야 할까요?

제조번호가 바뀌었다는 이유만으로 원료목록이 반드시 변경된 것은 아닙니다.

제조번호는 서로 다른 생산분을 구별하는 정보이고, 원료목록 보고에서는 실제 제조에 사용한 원료와 기존 보고 내역을 확인해야 하기 때문입니다.

첫 생산분과 두 번째 생산분에서 사용한 원료목록이 그대로라면 제조번호가 새로 생겼다는 사실과 원료목록 변경은 구분해야 합니다.

반대로 같은 이름의 보습크림을 생산하더라도 사용한 원료가 달라질 수 있습니다.

예를 들어 향료를 변경해 실제 제조과정에서 사용된 원료목록이 달라졌다면 이전에 보고한 정보와 비교해야 합니다.

「화장품법 시행규칙」 제13조제2항은 이미 보고한 원료의 목록이 변경된 경우에도 유통·판매 전까지 보고하도록 규정합니다.

즉 최초 보고를 마쳤다고 이후 원료 변경에 관한 보고 의무까지 사라지는 것은 아닙니다.

기존 제품을 다시 생산한다면 먼저 다음 내용을 확인합니다.

• 이번 생산분에 사용한 원료가 이전 보고 내역과 같은지
• 제조업체가 제공한 원료 변경 이력이 있는지
• 제품명이나 제조업체 등 다른 보고사항에 변경된 내용이 있는지
• 변경사항이 있다면 협회 시스템에서 어떤 방법으로 처리해야 하는지

원료목록이 그대로여도 다른 보고사항이 바뀌었다면 관련 변경 처리 기준을 확인해야 합니다.

이때 최초 보고, 변경보고, 기존 보고 내역 확인을 모두 같은 절차로 생각할 필요는 없습니다.

실제 생산자료와 기존에 보고한 내용을 비교한 뒤 이번 제품에 필요한 처리를 구분하는 것이 우선입니다.

생산이 끝났다면 원료목록은 언제까지 보고해야 할까요?

OEM 공장은 제품 생산을 마쳤고, 브랜드 회사는 온라인몰 출시일을 정했습니다.

물류창고 입고일과 판매 시작일도 정해져 있습니다.

이때 원료목록 보고는 언제 마쳐야 할까요?

「화장품법」은 원료목록 보고 시점을 화장품의 유통·판매 전으로 정하고 있습니다.

제조를 완료한 날부터 며칠 안에 보고해야 한다는 방식이 아닙니다.

그렇다고 온라인몰에서 첫 주문을 받는 날까지만 보고하면 된다고 단정할 수도 없습니다.

실제 거래와 물류 구조에서 유통·판매가 언제 이루어지는지 확인해야 합니다.

따라서 출시 일정을 정할 때는 제품 촬영과 온라인몰 등록, 물류 준비뿐 아니라 원료목록 보고에 필요한 작업도 함께 고려해야 합니다.

공장에서 최종 원료자료를 받는 시점, 제품명과 제조업체 정보를 확인하는 시점, 실제 보고서를 제출하고 결과를 확인하는 시점이 서로 맞아야 합니다.

대한화장품협회의 보고 시스템에는 원료목록 보고 메뉴와 결과조회 기능이 구분되어 있습니다.

자료를 입력하기만 한 상태와 필요한 보고를 실제로 제출한 상태는 구별해야 합니다.

보고 결과를 확인하고 어떤 제품에 관한 자료를 제출했는지도 관리할 필요가 있습니다.

만약 OEM 제조업체가 최종 원료자료를 아직 확정하지 않았다면, 출시일을 맞추기 위해 이전 샘플의 원료명을 추정해서 입력하는 방식으로 해결할 수 없습니다.

실제 생산에 사용된 원료정보를 확인해야 합니다.

여기서 출시 일정이 중요한 이유는 단순히 보고를 서두르기 위해서가 아닙니다.

판매하려는 제품의 정확한 자료를 확보하고, 법정 보고를 유통·판매 전에 마칠 수 있도록 일정을 관리해야 하기 때문입니다.

'다음 해 2월 말까지 보고한다'는 것은 어떤 의무일까요?

화장품 사업을 준비하다 보면 '다음 해 2월 말까지 보고한다'는 설명을 접할 수 있습니다.

그렇다면 원료목록 보고도 그때까지 기다려도 될까요?

그렇지 않습니다.

원료목록 보고와 연례 생산실적 보고는 서로 다른 의무입니다.

원료목록 보고는 국내 제조 화장품을 유통·판매하기 전에 해당 제품의 제조에 사용된 원료를 보고하는 절차입니다. 이미 보고한 원료목록이 변경된 경우에도 유통·판매 전 보고 규정이 적용됩니다.

생산실적 보고는 지난 한 해의 생산실적을 다음 해 2월 말까지 보고하는 절차입니다.

「화장품법 시행규칙」 제13조는 이 두 가지 보고의 시점을 구분합니다.

생산실적은 판매실적과도 다릅니다.

한 해 동안 얼마나 판매했는지와 그해 어떤 화장품을 생산했는지는 서로 다른 정보입니다.

대한화장품협회도 원료목록 보고와 생산실적 보고를 별도의 메뉴로 운영하고 있습니다.

협회는 원료목록이 보고된 제품을 대상으로 생산실적을 보고하도록 안내합니다.

원료목록 보고 단계에서 제품명을 정확하게 관리해야 하는 이유가 다음 해의 실적 보고까지 이어지는 셈입니다.

그해 생산실적이 없는 책임판매업자도 연례 보고 안내를 확인해야 합니다.

대한화장품협회는 이런 경우 생산실적을 '실적 없음'으로 보고하는 방법을 안내하고 있습니다.

한편 식품의약품안전처는 2026년 5월 13일 「화장품의 생산·수입 실적 및 원료목록 보고에 관한 규정」을 개정하여 미보고 업체의 사실관계 확인 등에 관한 절차를 보완했습니다.

이 개정으로 원료목록의 사전 보고시점과 생산실적의 연례 보고시점이 같아진 것은 아닙니다.

브랜드 회사는 두 의무를 별도로 관리해야 합니다.

해외 수입제품이나 맞춤형화장품도 동일할까요?

앞서 설명한 내용은 국내 OEM 제조업체에 생산을 맡겨 완제품을 유통·판매하는 책임판매업자를 중심으로 한 것입니다.

다른 사업 구조에서는 보고 요건과 시점이 달라질 수 있습니다.

「화장품법 시행규칙」 제13조제3항은 전자무역문서로 표준통관예정보고를 하고 화장품을 수입하는 책임판매업자에 대하여 일정한 수입실적 및 원료목록 보고를 하지 않을 수 있도록 정합니다.

이는 해당 조건을 충족하는 수입에 관한 예외입니다.

국내 OEM 제조 화장품에 같은 예외를 적용할 수는 없습니다.

맞춤형화장품판매업자에게는 또 다른 기준이 적용됩니다.

같은 시행규칙 제13조제4항에 따르면 맞춤형화장품판매업자는 전년도 판매에 사용된 원료목록을 매년 2월 말까지 보고합니다.

일반 국내 OEM 완제품의 유통·판매 전 보고와는 구분해야 합니다.

기능성화장품도 별도로 살펴봐야 합니다.

미백이나 주름개선 기능을 표방하는 제품이라면 「화장품법」 제4조에 따라 기능성화장품 심사 또는 보고서 제출 대상인지 해당 요건을 확인해야 합니다.

원료목록 보고를 마쳤다는 사실만으로 이러한 절차까지 완료되는 것은 아닙니다.

제품의 제조 방식과 판매 형태, 기능성 여부가 달라지면 적용되는 의무도 구분해서 살펴봐야 합니다.

제품을 출시하기 전에 어떤 자료를 함께 봐야 할까요?

처음의 보습크림 이야기로 돌아가 보겠습니다.

OEM 공장은 생산을 마쳤고 온라인몰에는 제품 사진을 올릴 준비가 되어 있습니다.

그러나 브랜드 회사가 가지고 있는 문서에는 개발 단계의 제품명과 최종 판매 제품명이 섞여 있고, 샘플 설명서와 최종 원료자료에도 차이가 있습니다.

이런 상황에서는 대한화장품협회 보고 화면을 여는 것보다 먼저 할 일이 있습니다.

공장에 최종 원료자료를 요청하고, 실제 판매할 제품명과 제조업체 정보가 그 자료와 맞는지 살펴보는 것입니다.

기존에 보고했던 제품이라면 이전 원료목록 보고 내역도 함께 확인해야 합니다.

자료가 준비돼 있고 제품별 정보가 일치한다면 책임판매업자가 협회 시스템의 안내에 따라 직접 보고할 수 있습니다.

모든 원료목록 보고를 반드시 외부 전문가에게 맡겨야 하는 것은 아닙니다.

다만 다음과 같은 상황이라면 보고서를 작성하기 전에 문서들을 함께 살펴볼 필요가 있습니다.

• OEM 계약서에는 원료자료를 제공하기로 했지만 실제 자료가 전달되지 않은 경우
• 제조업체의 최종 원료자료와 브랜드 회사의 전성분 표시안이 다른 경우
• 공장 내부 제품명과 실제 판매 제품명이 달라 동일한 제품인지 확인해야 하는 경우
• 이전에 보고한 원료목록과 이번 생산자료가 달라 최초 보고 또는 변경보고 여부를 확인해야 하는 경우

여기서 필요한 업무는 단순한 입력 대행만이 아닙니다.

책임판매업 등록정보와 OEM 계약서의 업체 정보를 대조하고, 제조업체의 최종 원료자료와 판매 제품명, 포장 시안의 차이를 정리하는 작업이 필요할 수 있습니다.

기존 보고 내역이 있다면 이번 생산자료와 비교하여 달라진 항목을 구분할 수 있습니다.

그 결과 제조업체에 어떤 자료를 더 요청할지, 보고 관련 문서에는 어떤 내용을 적어야 할지 정리할 수 있습니다.

「행정사법」 제2조 및 다른 법률의 제한에 따라 행정사는 위임받은 범위에서 행정기관에 제출하는 서류와 권리·의무에 관한 서류 등 법에서 정한 문서를 작성할 수 있습니다.

구체적인 보고 관련 문서 작성과 제출 업무는 해당 절차의 법적 성격과 위임 내용을 확인해 범위를 정해야 합니다.

반면 실제 원료정보를 확인하는 일은 제조업체의 자료가 필요하며, 화장품의 기술적 안전성이나 품질을 시험하고 보증하는 것은 별도의 전문영역입니다.

행정사가 문서를 작성하더라도 확인되지 않은 원료정보를 임의로 만들 수는 없습니다.

브랜드 회사가 정한 판매 제품명과 제조업체가 확정한 최종 원료자료를 바탕으로 문서의 기재사항을 맞춰야 합니다.

화장품 OEM 제품의 출시를 앞두고 있다면 현재 가지고 있는 최종 원료자료 또는 OEM 계약서의 자료 제공 안내, 판매 예정 제품명과 포장 시안, 기존 원료목록 보고 내역(있는 경우)을 보내주세요. 에토스 행정사사무소에서는 무료 사전 검토를 통해 최초 또는 변경 보고를 살펴볼 필요가 있는지, 제품 정보와 원료자료에서 서로 다른 항목은 무엇인지, 제조업체에 추가로 확인할 사항은 무엇인지 먼저 안내하며, 실제 보고 관련 문서 작성과 법령상 가능한 제출 업무는 위임 범위와 비용을 별도로 정하는 유료 서비스로 진행합니다.

3줄 요약

1. 국내 OEM 제조 화장품을 자기 책임으로 유통·판매하는 화장품책임판매업자는 원칙적으로 제조과정에서 사용된 원료목록을 유통·판매 전에 보고해야 합니다.
2. 이미 보고한 원료목록이 변경된 경우에도 유통·판매 전 보고가 필요하며, 전년도 생산실적을 다음 해 2월 말까지 보고하는 의무와 구분해야 합니다.
3. 공장의 최종 원료자료와 판매 제품명, 전성분 표시안, 기존 보고 내역을 비교해야 하며 원료목록 보고가 제품 안전성이나 기능성화장품 심사·보고를 대신하지는 않습니다.

※ 본 글은 일반적 정보 제공을 목적으로 하며, 개별 사안에 대한 법률·행정 자문이 아닙니다. 실제 사안은 사실관계와 관련 법령·행정 처분에 따라 결과가 달라질 수 있으므로, 구체적인 판단은 반드시 담당 행정사 또는 전문가와 개별 상담하시기 바랍니다.