행정사 사실조사, 어디에 쓰일까? 과태료·보증금·공사·납품·거주사실까지

안녕하세요, 행정사 Jean입니다.

가게에서 불시 점검을 받았습니다. 며칠 뒤 과태료 통지서가 도착합니다.

그런데 점검 내용이 실제와 다릅니다.

“22시 이후 영업”이라고 적혀 있는데, 그날은 21시 50분에 문을 닫았습니다.

문제는 그다음입니다.

이걸 어떻게 증명할 수 있을까요?

CCTV는 시간이 지나면 덮어쓰기됩니다. POS 데이터도 보관기간이 제한될 수 있습니다. 직원 진술은 이해관계가 있다고 평가될 수 있습니다.

이럴 때 필요한 것은 “말”이 아니라 “그 시점의 사실을 확인한 기록”입니다.

이번 글은 행정사와 사실조사 시리즈 네 번째 글입니다.

1편: 행정사 사실조사, 행정사법이 규정한 업무의 진짜 범위
2편: 사실확인증명서, 변호사도 탐정도 발급할 수 없는 이유
3편: 사실확인증명서, 실제로 이렇게 쓰입니다
4편: 행정사 사실조사, 어디에서 쓰이는가
5편: AI 시대, 행정사 사실조사가 더 중요해지는 이유

증거는 기다려주지 않습니다

과태료 통지서가 왔는데 점검 기록이 실제와 다릅니다.

퇴거를 마쳤는데 임대인이 “원상복구가 안 됐다”며 보증금 반환을 미룹니다.

공사를 시작했는데 옆 건물에서 “공사 때문에 벽에 금이 갔다”고 주장합니다.

납품을 끝냈는데 상대방이 “수량이 부족했다”고 말을 바꿉니다.

비자 연장 과정에서 “실거주나 사업 운영 실태를 더 설명하라”는 보완 요청을 받습니다.

이 상황들의 공통점은 하나입니다.

그 시점의 사실을 확인하고 남겨 둔 사람이 없었다는 점입니다.

행정사 사실조사는 바로 이 빈틈에서 쓰입니다.

행정사법 제2조 제1항 제7호는 행정사가 “법령에 따라 위탁받은 사무의 사실 조사 및 확인” 업무를 수행할 수 있다고 정하고 있습니다. 행정사법 시행령은 이를 “사실을 조사하거나 확인하고 그 결과를 서면으로 작성하여 위탁한 사람에게 제출하는 일”로 설명합니다.

쉽게 말하면, 사실확인증명서가 결과물이라면 사실조사는 그 결과물을 만들기 전의 확인 과정입니다.

사실확인증명서와 사실조사는 무엇이 다른가요?

두 개념은 연결되어 있지만 같지는 않습니다.

| 구분 | 사실확인증명서 | 사실조사 | |---|---|---| | 근거 | 행정사법 제2조 제1항 제2호, 제20조 | 행정사법 제2조 제1항 제7호 | | 핵심 | 사실증명에 관한 서류 작성 | 사실 자체를 조사·확인 | | 결과물 | 사실확인증명서, 확인서, 정리서류 | 조사 결과 보고서, 현장 확인 기록 | | 실무 흐름 | 확인된 사실을 문서화 | 현장·자료·상황을 먼저 확인 | | 비유 | 진단서 작성 | 진찰 과정 |

실무에서는 보통 이렇게 움직입니다.

사실조사 → 자료 정리 → 조사 결과 서면화 → 필요 시 사실확인증명서 발급

즉 “현장 확인 없이 서류만 만드는 것”이 아니라, 확인 가능한 자료와 현장 상태를 바탕으로 사실관계를 정리하는 절차입니다.

먼저 내 상황이 어디에 해당하는지 보세요

| 유형 | 대표 상황 | 핵심 포인트 | |---|---|---| | 행정처분 대응 | 과태료, 영업정지, 허가취소, 비자 거절 | 기한과 자료 보존 | | 임대차·공사 분쟁 | 퇴거 원상복구, 보증금 반환, 착공 전 현황 | 특정 시점의 상태 기록 | | 계약 이행 확인 | 납품, 용역, 설치, 인수인계 | 계약 내용과 실제 이행의 대조 | | 체류·거주·사업 실태 | 실거주, 사업장 운영, 동거 사실 | 공부상 기록으로 부족한 사실 보충 |

아래 사례를 읽으면서 본인 상황이 어디에 가까운지 먼저 확인해 보시면 좋습니다.

사례 1. 과태료 통지서의 사실관계가 틀린 경우

무인매장을 운영하고 있습니다.

심야 점검 이후 “22시 이후 영업”을 이유로 과태료 통지를 받았습니다.

그런데 POS 마감 기록은 21시 48분입니다. CCTV에도 손님이 나가고 매장이 정리된 장면이 남아 있습니다.

이때 단순히 “사실과 다릅니다”라고 말하는 것만으로는 부족합니다.

필요한 것은 처분 사유의 어느 부분이 실제와 다른지, 그 차이를 어떤 자료로 설명할 수 있는지입니다.

행정사 사실조사는 다음과 같이 진행될 수 있습니다.

• 과태료 통지서의 위반 일시·위반 장소·위반 내용을 확인합니다.
• CCTV 촬영 시각과 화면 내용을 대조합니다.
• POS 마감 기록, 카드 매출 기록, 출입 기록 등 객관자료를 확인합니다.
• 확인 가능한 자료를 기준으로 실제 영업 종료 시점을 정리합니다.
• 조사 결과를 서면으로 작성하고, 필요 시 사실확인증명서로 정리합니다.

다만 과태료와 행정심판은 절차를 구분해야 합니다.

과태료는 질서위반행위규제법상 과태료 부과 통지를 받은 날부터 60일 이내에 해당 행정청에 서면으로 이의제기를 할 수 있습니다.

반면 영업정지, 허가취소, 비자 거절 같은 행정처분은 행정심판 대상이 될 수 있고, 일반적으로 처분이 있음을 안 날부터 90일, 처분이 있었던 날부터 180일이라는 기간 제한을 확인해야 합니다.

즉 “과태료도 무조건 행정심판 90일”이라고 보면 안 됩니다.

먼저 처분의 종류를 확인하고, 그다음 절차와 기한을 잡아야 합니다.

사례 2. 퇴거 후 보증금을 돌려받지 못하는 경우

상가 임대차가 끝났습니다.

임차인은 원상복구를 마치고 퇴거했습니다. 그런데 임대인이 말합니다.

“원상복구가 안 됐으니 보증금 2,000만 원을 돌려줄 수 없습니다.”

임차인은 다 했다고 말하고, 임대인은 안 됐다고 말합니다.

문제는 퇴거 시점의 상태입니다.

퇴거 당시 벽, 바닥, 천장, 설비, 간판, 배관, 전기시설이 어떤 상태였는지 객관적으로 남아 있지 않으면 다툼이 길어집니다.

사진을 찍어 두었더라도 촬영 시점, 촬영 위치, 촬영 범위가 불분명하면 설명이 부족할 수 있습니다.

행정사 사실조사는 퇴거 시점에 특히 유용합니다.

• 현장을 방문해 벽면·바닥·천장·설비 상태를 항목별로 확인합니다.
• 사진과 영상에 촬영 위치와 시점을 정리합니다.
• 임대차계약서상 원상복구 범위와 실제 현장 상태를 대조합니다.
• 인수인계 체크리스트를 작성합니다.
• 조사 결과를 서면으로 남기고 필요 시 사실확인증명서로 정리합니다.

핵심은 “퇴거 후”가 아니라 “퇴거 시점”입니다.

이미 현장이 바뀐 뒤에는 행정사가 확인할 수 있는 사실도 제한됩니다.

사례 3. 공사 착공 전 현황을 남겨야 하는 경우

리모델링이나 인테리어 공사를 시작하려고 합니다.

착공 전에는 별문제가 없어 보였는데, 공사 후 옆 건물 소유자가 이렇게 주장합니다.

“공사 진동 때문에 벽에 금이 갔습니다.”

만약 착공 전에 이미 균열이 있었다면 어떻게 설명할 수 있을까요?

착공 전 현황 기록이 없다면 입증이 어려워집니다.

행정사 사실조사는 공사 전후 분쟁을 줄이기 위한 예방 장치로 활용될 수 있습니다.

• 착공 전 건물 내부·외부 상태를 확인합니다.
• 벽체 균열, 누수 흔적, 바닥 침하, 설비 상태를 항목별로 기록합니다.
• 인접 건물 또는 공사 영향이 예상되는 부분의 상태를 가능한 범위에서 정리합니다.
• 사진과 영상을 촬영하고 위치·시점을 표시합니다.
• 착공 전 현황 조사 결과를 서면으로 남깁니다.

다만 건축허가, 건축신고, 사용승인 등과 관련된 법정 현장조사·검사·확인업무는 건축법령에 따라 건축사가 대행하는 영역이 있습니다.

행정사 사실조사는 그 영역을 대신하는 것이 아닙니다.

허가·승인 업무 자체가 아니라, 분쟁 예방이나 사실관계 정리를 위해 “현재 상태가 이렇다”는 점을 확인하는 보조적 사실조사로 이해하는 것이 안전합니다.

사례 4. 납품·용역 이행 여부가 다투어지는 경우

물품을 납품했습니다.

그런데 상대방이 말합니다.

“수량이 부족했습니다.”

또는 이렇게 말합니다.

“계약한 품질과 달랐습니다.”

납품확인서에 서명을 받았더라도, 상대방이 “제대로 확인하지 않고 서명했다”고 주장하면 다툼이 생길 수 있습니다.

계약 이행 분쟁에서 중요한 것은 납품 시점의 기록입니다.

• 실제 납품 수량
• 품목과 사양
• 외관 상태
• 하자 여부
• 인수한 사람
• 인수 시각
• 계약서상 납품 조건과의 일치 여부

행정사 사실조사는 납품 현장에서 수량·품질·상태를 확인하고, 계약서와 실제 이행 내역을 대조해 서면으로 정리하는 방식으로 활용될 수 있습니다.

“납품했다”는 주장과 “납품 당시 확인 기록이 있다”는 것은 다릅니다.

분쟁을 줄이는 것은 결국 현장 기록입니다.

사례 5. 실거주·사업장 실태·동거 사실을 설명해야 하는 경우

출입국 업무에서 “실거주 확인 자료”를 요구받는 경우가 있습니다.

주민등록등본이나 외국인등록상 주소는 주소 등록 사실을 보여줄 수는 있지만, 실제로 그곳에서 생활했는지까지 항상 충분히 설명해 주지는 않습니다.

사업장 실태도 마찬가지입니다.

투자비자나 사업 관련 체류자격에서 “실제로 사업을 운영하고 있는지”를 설명해야 할 때, 사업자등록증만으로는 부족할 수 있습니다.

동거 사실 확인도 비슷합니다.

법률상 혼인관계가 아닌 동거 관계에서는 가족관계증명서에 관계가 나오지 않습니다. 공동거주, 생활비 분담, 공과금 납부, 임대차관계, 생활 흔적을 별도로 정리해야 할 수 있습니다.

행정사 사실조사는 다음과 같이 활용될 수 있습니다.

• 실제 거주지 또는 사업장 현장을 확인합니다.
• 우편물, 공과금, 생활용품, 임대차계약, 납부 내역 등 객관자료를 정리합니다.
• 사업장의 직원, 설비, 거래자료, 매출자료 등 운영 흔적을 확인합니다.
• 동거 관계의 경우 공동 생활 자료를 항목별로 정리합니다.
• 확인 가능한 범위에서 조사 결과 서면과 사실확인증명서를 준비합니다.

등본에 나오지 않는 사실은 따로 정리해야 합니다.

그 정리를 늦게 시작할수록 자료는 흩어지고 설명은 어려워집니다.

모든 사례의 공통점 — 그 시점에 해야 합니다

사실조사는 사후에 과거를 만들어내는 절차가 아닙니다.

확인 가능한 사실을 확인 가능한 시점에 남기는 절차입니다.

| 상황 | 필요한 시점 | |---|---| | 과태료·영업정지 소명 | CCTV와 자료가 사라지기 전 | | 퇴거 원상복구 확인 | 퇴거 당시 | | 착공 전 현황 기록 | 공사 시작 전 | | 납품 이행 확인 | 납품 당시 | | 실거주 확인 | 실제 거주 중일 때 | | 사업장 실태 확인 | 사업 운영 중일 때 |

분쟁이 생긴 뒤 “3개월 전 상황을 조사해 주세요”라고 하면, 확인 가능한 것은 현재 남아 있는 자료뿐입니다.

그래서 사실조사는 분쟁 대응이기도 하지만, 더 정확히는 분쟁 예방에 가까운 업무입니다.

어디까지 가능하고, 어디서부터는 안 되나요?

행정사 사실조사의 경계를 아는 것도 중요합니다.

행정사법 제2조 제1항은 행정사의 업무를 정하면서도 단서에서 “다른 법률에 따라 제한된 업무는 할 수 없다”고 규정합니다.

즉 사실을 확인하는 일처럼 보이더라도, 다른 법률이 특정 자격자에게 맡긴 업무라면 행정사가 수행할 수 없습니다.

대표적으로 다음과 같은 영역은 주의가 필요합니다.

| 영역 | 담당 자격 또는 별도 제도 | 이유 | |---|---|---| | 손해 발생 사실 확인 및 보험금 사정 | 손해사정사·손해사정업자 | 보험업법상 손해사정 업무 | | 건축허가·사용승인 관련 현장조사·검사·확인 | 건축사 | 건축법령상 업무대행 영역 | | 등기 신청 관련 업무 | 법무사 또는 변호사 | 법무사법 등 별도 영역 | | 소송대리·법률적 소송전략 판단 | 변호사 | 변호사법상 법률사무 영역 | | 공증 | 공증인 | 공증인법상 절차 |

법제처도 행정사가 손해사정 업무를 할 수 있는지에 관해, 보험업법상 손해사정사 및 손해사정업자의 업무로 정해진 “손해 발생 사실의 확인” 및 “손해액·보험금의 사정”은 행정사가 할 수 없다고 해석한 바 있습니다.

반대로 다른 법률이 특정 자격자에게 독점적으로 제한하지 않고, 행정사법상 업무 범위에도 해당하는 경우에는 행정사가 수행할 수 있는 영역이 있을 수 있습니다.

따라서 핵심은 “사실 확인”이라는 이름이 아니라, 그 사실 확인이 어떤 법률 영역에 속하는지입니다.

지금 바로 확인해야 할 체크리스트

아래 중 하나라도 해당하면 사실조사나 사실확인증명서 검토가 필요할 수 있습니다.

• 과태료, 영업정지, 허가취소, 비자 거절 통지를 받았다.
• 통지서에 적힌 위반 일시나 사실관계가 실제와 다르다.
• CCTV, POS, 출입기록, 전기 사용량 등 사라질 수 있는 자료가 있다.
• 상가 또는 주택 퇴거를 앞두고 있다.
• 보증금 반환 분쟁이 생길 가능성이 있다.
• 공사 착공 전 현재 상태를 남겨야 한다.
• 납품 또는 용역 이행 여부가 나중에 다투어질 수 있다.
• 실거주, 사업장 운영, 동거 사실을 행정기관에 설명해야 한다.

첫 번째에 해당하면 기한 확인이 먼저입니다.

두 번째와 세 번째에 해당하면 자료 보존이 먼저입니다.

퇴거·착공·납품은 시점이 지나기 전에 준비해야 합니다.

에토스 행정사사무소가 도와드릴 수 있는 일

에토스 행정사사무소는 다음 업무를 도와드릴 수 있습니다.

• 행정처분 대응용 사실관계 정리
• 과태료 의견제출·이의제기 자료 정리
• 행정심판 제출용 소명자료 정리
• 퇴거 원상복구 현장 확인 기록
• 착공 전 현황 조사 기록
• 납품·용역 이행 확인자료 정리
• 실거주·사업장 실태·동거 사실 확인자료 정리
• 사실확인증명서 작성 및 발급
• 행정기관 제출용 서류 작성 및 제출대행 가능 여부 검토

다만 사안에 따라 변호사, 법무사, 건축사, 손해사정사, 공인노무사 등 다른 전문가의 업무 영역이 함께 검토되어야 할 수 있습니다.

처음 상담 단계에서 이 경계부터 확인하는 것이 중요합니다.

마무리

행정사 사실조사는 “분쟁이 났을 때 말싸움을 잘하는 방법”이 아닙니다.

분쟁이 나기 전에, 또는 처분 대응 기한 안에, 사라질 수 있는 사실을 객관적 기록으로 남기는 일입니다.

CCTV는 지워집니다.

퇴거 현장은 바뀝니다.

공사 전 균열은 공사 후에 설명하기 어렵습니다.

납품 당시 수량은 시간이 지나면 기억으로만 남습니다.

실거주와 사업장 운영도 자료가 흩어지면 설명이 어려워집니다.

결국 중요한 것은 시점입니다.

지금 남길 수 있는 사실은 지금 남겨야 합니다.

통지서, 계약서, 현장 사진, 퇴거 예정일, 착공 예정일만 보내주셔도 어떤 방향이 가능한지 먼저 검토해 드릴 수 있습니다.

※ 본 글은 일반적 정보 제공을 목적으로 하며, 개별 사안에 대한 법률·행정 자문이 아닙니다. 실제 사안은 사실관계와 관련 법령·행정 처분에 따라 결과가 달라질 수 있으므로, 구체적인 판단은 반드시 담당 행정사 또는 전문가와 개별 상담하시기 바랍니다.