화장품 책임판매업 등록, 신청서만 내면 될까요?
글행정사 지상진주한 대사관 비자 실무 3년LinkedIn
화장품 샘플도 받았고 제조업체의 견적서도 손에 있습니다. 그런데 책임판매업 등록서류를 준비하려니 막막합니다. 공장에 맡길 일과 브랜드 회사가 직접 준비할 일은 어디서 나뉠까요?
처음 화장품 브랜드를 준비할 때는 제품의 향과 용기, 생산 단가부터 고민합니다. 제조업체에 샘플을 요청하고 수정을 거듭하다 보면 몇 주가 금방 지나갑니다. 이 과정은 제품을 눈으로 보고 만질 수 있어 비교적 익숙합니다.
그런데 등록 민원 안내를 열면 낯선 이름의 서류가 등장합니다. ‘화장품의 품질관리 및 책임판매 후 안전관리에 적합한 기준에 관한 규정’입니다. 제품을 만들고 시험하는 곳은 OEM 공장인데 브랜드 회사에도 관리규정이 필요한 이유가 무엇일까요?
국내 제조업체에 생산을 맡기고 자기 책임으로 화장품을 유통·판매하는 일반적인 OEM 브랜드는 책임판매업 등록신청서 외에 품질·안전관리 규정과 책임판매관리자 자격증빙도 준비해야 합니다. 「화장품법 시행규칙」 제4조제2항에 근거가 있습니다.
그렇다고 브랜드 회사가 반드시 별도의 시험실을 설치하고 모든 시험을 직접 해야 하는 것은 아닙니다. 제조업체의 업무와 판매회사에 남는 관리업무를 나누어 보면 어떤 서류를 작성해야 하는지도 분명해집니다.
신청서를 채웠는데도 왜 준비가 끝나지 않을까요?
예를 들어 민수 씨가 보습크림 브랜드를 만든다고 해보겠습니다. 제품 샘플을 확정했고 제조업체에서 받은 견적서도 있습니다. 민수 씨는 이제 사업자 정보와 관리자 이름을 신청서에 적으면 끝이라고 생각합니다.
하지만 공식 안내에는 등록신청서 외에 두 가지 자료가 더 적혀 있습니다.
첫째는 화장품의 품질관리와 책임판매 후 안전관리에 관한 기준을 정한 규정입니다. 둘째는 책임판매관리자의 자격을 확인할 수 있는 서류입니다. 일반적인 책임판매업 신규등록에서는 이 두 자료를 신청서에 첨부합니다. 등록신청서는 「화장품법 시행규칙」 별지 제3호서식입니다.
그렇다면 이미 받은 견적서로는 왜 부족할까요? 견적서에는 생산하려는 화장품의 수량과 가격, 일정이 들어갈 수 있습니다. 그러나 그 내용만으로는 완제품을 받은 뒤 누가 품질자료를 살펴보는지 알 수 없습니다. 학위증명서도 마찬가지입니다. 관리자가 될 사람의 자격을 설명할 수는 있지만, 판매 후 소비자에게서 안전 관련 문의가 들어오면 회사가 어떻게 처리할지는 알려주지 않습니다.
신청서와 관리규정, 관리자 자격자료는 각자 다른 질문에 답합니다. 신청서에는 누가 어떤 영업을 하려는지 적습니다. 관리자 자격자료는 관리자로 지정한 사람에게 법정 자격이 있는지 보여줍니다. 관리규정에는 그 사람이 실제로 어떤 일을 할지 담아야 합니다.
서류는 같은 회사의 운영방식을 설명해야 합니다. 등록요건을 갖췄는지는 관할 지방식약청이 판단합니다.
근거: 「화장품법」 제3조제1항·제3항, 「화장품법 시행규칙」 제4조제2항, 정부24 「화장품책임판매업등록」.
브랜드 이름과 등록할 회사 이름은 다를 수 있습니다
민수 씨는 제품 포장에 ‘미소뷰티’라는 이름을 쓰기로 했다고 생각해 보겠습니다. 그런데 제조업체와 계약을 맺고 실제로 화장품을 판매할 곳은 ‘미소코스메틱 주식회사’입니다. 등록신청서에 어느 이름을 적어야 할까요?
책임판매업을 등록하는 주체는 제품 포장에 쓰는 브랜드명이 아니라 실제로 화장품을 유통·판매하는 사업자입니다. 법인이 화장품의 제조를 위탁하고 판매한다면 그 법인을 기준으로 신청합니다. 법인 이름, 대표자, 책임판매업소 소재지, 책임판매 유형 등을 실제 사실에 맞게 적어야 합니다.
브랜드를 만들기 전 민수 씨 개인 명의로 견적서를 받았을 수도 있습니다. 견적서에 개인 이름이 있다는 이유만으로 모든 준비가 잘못된 것은 아닙니다. 하지만 최종 제조위탁계약을 누가 맺고, 제품을 누가 판매할지는 분명히 해두는 편이 좋습니다. 개인 이름으로 계약서를 작성했는데 법인으로 영업등록을 하려는 경우에는 실제 계약 당사자가 누구인지부터 확인해 보세요.
주소도 자주 헷갈립니다. 공장이 충청북도에 있고 브랜드 회사의 책임판매업소는 서울에 있다면 어디에 신청할까요? 제조업체 주소가 아니라 책임판매업소 소재지를 관할하는 지방식품의약품안전청에 신청합니다. 「화장품법 시행규칙」 제4조제2항의 기준입니다.
온라인에서 판매한다고 모든 업체가 같은 책임판매 유형이 되는 것도 아닙니다. 국내 제조업체에 맡긴 제품을 자기 책임으로 파는 영업과, 일정한 수입대행형 거래를 알선하는 영업은 법령상 구분됩니다. 이 가운데 일부 수입대행형 거래에는 첨부서류 예외가 있습니다. 국내 OEM 제품을 온라인몰에서 판매한다는 사실만으로는 이 예외에 해당하지 않습니다.
신청서에는 제품 포장에 들어갈 브랜드명과 실제 등록할 사업자를 구분해 적어야 합니다.
근거: 「화장품법 시행령」 제2조제2호, 「화장품법 시행규칙」 제4조제2항·제4항.
공장에서 양식을 보내줬다면 회사 이름만 바꾸면 될까요?
창업자가 가장 막막해하는 서류는 아마 품질·안전관리 규정일 겁니다. 이름이 길고, 양식을 펼쳐보면 익숙하지 않은 내용도 많습니다. 제조업체가 참고양식을 보내줬다면 그나마 다행입니다. 서류의 틀을 처음부터 만들 필요가 줄어드니까요.
그런데 받은 양식에 ‘품질관리팀장’과 ‘자체 시험실’이 적혀 있다면 어떨까요? 민수 씨 회사에는 그런 부서도, 시험실도 없습니다. 직원 몇 명이 제품 기획과 판매 업무를 나누어 맡고, 제조와 품질시험은 OEM 업체가 수행할 예정입니다.
이때 양식에 적힌 부서명만 대표자의 이름으로 고치면 될까요? 대표자 이름만 바꿔 넣으면 회사에 없는 부서나 시험실에서 일하는 것처럼 서류가 작성될 수 있습니다. 부서 이름을 고치기 전에 먼저 공장과 브랜드 회사의 역할을 나눠야 합니다.
제조업체는 어떤 시험을 수행할까요? 시험 결과와 제조 관련 자료는 어떤 방법으로 제공할까요? 브랜드 회사의 책임판매관리자는 받은 자료에서 무엇을 확인할까요? 문제가 있거나 자료가 빠졌다면 누가 제조업체에 연락할까요?
이 질문에 답할 수 있어야 관리규정을 실제 회사에 맞게 쓸 수 있습니다. 회사에 없는 부서를 양식에 남기기보다, 지금 누가 어떤 일을 맡는지 정확하게 적어야 합니다.
그렇다고 참고양식을 버릴 필요는 없습니다. 식약처와 지방식약청이 제공하는 공식 자료와 참고양식은 좋은 출발점입니다. 다만 그 양식의 모든 문구가 우리 회사에 그대로 맞는지는 따로 확인해야 합니다. 법에서 요구하는 기준은 유지하고, 실제로 일을 처리할 담당자와 자료 전달방법을 회사 상황에 맞게 적어야 합니다.
「화장품법 시행규칙」 제7조는 품질관리기준을 별표 1에, 책임판매 후 안전관리기준을 별표 2에 두고 있습니다. 규정을 작성할 때에는 이 기준에 맞는 내용인지 살펴야 합니다. 부서명과 서식만 바꿨다면 법정 기준이 실제 규정에 담겼는지도 다시 살펴봐야 합니다.
근거: 「화장품법 시행규칙」 제7조 및 별표 1·별표 2, 서울지방식품의약품안전청 「화장품책임판매업등록 안내」.
보습크림 한 상자가 도착했다고 생각해 보겠습니다
품질관리라는 말이 어렵다면 완제품을 납품받는 상황을 떠올려 보면 됩니다. 민수 씨 회사에 보습크림 한 상자가 들어옵니다. 제조업체는 제품과 함께 관련 시험자료를 보내주기로 했습니다.
그런데 상자에 적힌 제조번호와 시험자료에 적힌 번호가 서로 맞지 않는다면 어떻게 해야 할까요? 우선 어느 생산분에 관한 자료인지 제조업체에 물어봐야 합니다. 제조번호가 서로 맞지 않으면 받은 시험자료가 그 상자의 제품에 관한 것인지 알기 어렵습니다.
이렇게 제품과 자료를 비교하려면 자료를 받을 사람부터 정해야 합니다. 제품을 확인하는 직원과 책임판매관리자가 다르다면 관리자가 자료를 어떻게 전달받을지도 정해야 합니다. 제조업체에 연락할 담당자와 자료를 보관할 장소도 정해야 합니다. 그렇지 않으면 중요한 파일이 특정 직원의 메신저나 개인 컴퓨터에만 남을 수 있습니다.
제조업체가 시험을 수행하더라도 브랜드 회사가 맡는 관리업무는 남습니다. 「화장품법 시행규칙」 제8조제2항은 책임판매관리자의 직무로 품질관리, 판매 후 안전확보, 제조업자의 시험·검사 등에 관한 관리·감독 업무를 정합니다.
책임판매관리자의 역할은 시험기기를 직접 다루는 것과는 다릅니다. 제조업체가 맡은 시험과 검사가 제대로 이루어지는지 살필 수 있도록 관련 자료와 업무를 관리합니다. 제조업체가 어떤 자료를 언제 제공할지와 브랜드 회사가 이를 어떻게 확인할지는 OEM 계약에도 담을 수 있습니다. 다만 OEM 계약서와 책임판매업 등록에 필요한 관리규정은 각각 준비해야 합니다.
근거: 「화장품법 시행규칙」 제8조제2항 및 별표 1.
제품을 판매한 뒤에도 관리할 일이 남습니다
품질관리는 완제품을 받는 순간에만 끝나지 않습니다. 예를 들어 온라인몰에 ‘크림을 사용한 뒤 피부가 불편하다’는 문의가 들어왔다고 생각해 보겠습니다.
고객응대 담당자는 환불이나 교환을 안내할 수 있습니다. 그런데 그 문의에 제품 안전과 관련된 내용이 포함되어 있다면 책임판매관리자에게 필요한 정보도 전달되어야 합니다. 어떤 제품을 사용했는지, 어느 생산분인지, 어떤 내용의 문의인지 살펴볼 수 있도록 해야 합니다.
고객이 불편을 호소했다고 곧바로 제품 결함이라고 판단할 수는 없습니다. 우선 문의 내용을 확인하고 필요한 사항을 기록합니다.
관리규정에는 이때 누가 정보를 받고, 무엇을 확인하며, 어떻게 처리할지를 적어야 합니다.
규정을 쓸 때는 ‘안전관리 업무를 철저히 수행한다’ 같은 말만 적기 쉽습니다. 하지만 정작 담당 직원이 문의를 받았을 때 누구에게 알려야 하는지 모른다면 그 문장은 회사 업무에 도움이 되지 않습니다. 실제로 문의가 들어왔을 때 따라 할 수 있는 내용이어야 합니다.
근거: 「화장품법」 제3조제3항, 「화장품법 시행규칙」 제7조 및 별표 2.
책임판매관리자 이름과 증명서의 이름도 맞아야 합니다
규정을 준비했다면 이제 그 업무를 맡을 책임판매관리자의 자격을 증명할 차례입니다. 책임판매관리자는 품질·안전관리 규정을 관리하므로 법에서 정한 자격을 갖춰야 합니다. 여기서는 등록 단계에 어떤 자격증빙을 첨부해야 하는지 살펴보겠습니다.
민수 씨가 처음에는 직접 책임판매관리자를 맡으려고 했다고 생각해 보겠습니다. 대표자의 학위증명서까지 준비했습니다. 그런데 신청 직전에 법정 자격이 있는 직원에게 관리업무를 맡기기로 정했습니다.
신청서에는 직원 이름을 적었습니다. 그런데 첨부파일은 여전히 대표자의 학위증명서라면 어떨까요? 신청서와 증명서가 서로 다른 사람을 가리킵니다. 관리규정에도 대표자가 관리업무를 수행한다고 적혀 있다면 그 문서까지 고쳐야 합니다.
우선 실제 책임판매관리자가 누구인지 확정해야 합니다. 그다음 그 사람에게 적용되는 법정 자격 경로와 증명서를 확인합니다. 학위로 자격을 증명한다면 학위와 전공을, 경력으로 증명한다면 실제 화장품 제조 또는 품질관리 업무의 내용과 기간을 확인해야 합니다.
특히 경력증명서에 ‘상품개발팀 근무’라고만 적혀 있다면 그 회사에서 무슨 일을 했는지 분명하지 않을 수 있습니다. 제품 콘셉트를 기획한 경력과 제조·품질관리 업무를 수행한 경력은 법적으로 같은 뜻이 아닙니다. 발급기관이 실제 맡았던 업무를 확인할 수 있도록 정확하게 적어야 합니다. 경력증명서에는 실제로 수행한 업무만 담습니다.
관련 분야 전문학사를 취득한 뒤 제조·품질관리 업무에 1년 이상 종사한 경우와, 그 밖에 화장품 제조·품질관리 업무에 2년 이상 종사한 경우는 서로 다른 자격 경로입니다. 전문학사 경로에서는 학위 취득 후 경력인지도 살펴야 합니다. 대표자가 관리자를 겸하려는 경우에는 상시근로자 수 10명 이하라는 조건과 대표자 자신의 법정 자격도 함께 확인해야 합니다.
신청서, 자격증빙, 관리규정은 각기 다른 자료지만 결국 같은 사람의 업무를 설명해야 합니다. 신청 직전에 관리자 후보자가 바뀌었다면 파일 하나만 고치지 말고 나머지도 살펴보세요.
근거: 「화장품법 시행규칙」 제4조제2항 및 제8조제1항·제3항.
다른 영업의 서류 목록을 가져오지 않았나요?
인터넷에서 등록서류를 검색하다 보면 시설 명세서나 의사 진단서가 나오는 경우가 있습니다. 그 자료를 보고 공장이 없는 브랜드 회사까지 시험시설을 준비해야 하는지 걱정할 수 있습니다.
이때는 어떤 영업의 서류 목록인지부터 봐야 합니다. 화장품제조업과 화장품책임판매업은 서로 다른 영업입니다. 「화장품법 시행규칙」 제3조는 제조업 등록을, 제4조는 책임판매업 등록을 다룹니다. 책임판매업을 신규 등록할 때는 책임판매업의 구비서류 목록을 기준으로 준비합니다. 제조업 등록서류와는 구분해야 합니다.
법인 등기사항증명서도 제출 방식에 차이가 있습니다. 정부24는 담당공무원이 행정정보 공동이용으로 확인할 수 있는 자료로 안내합니다. 다만 정보 제공에 동의하지 않는 경우에는 민원인이 제출해야 합니다. 담당공무원이 공동이용으로 확인하는 자료와 신청자가 직접 내야 할 자료를 이렇게 구분하면 됩니다.
반면 사업자 관련 자료나 제조업체와의 계약서는 회사의 운영을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그렇지만 실무 준비에 도움이 되는 자료가 모두 책임판매업 신규등록의 법정 첨부서류인 것은 아닙니다. 공식 구비서류 목록에서 요구하는 자료와 등록 전 스스로 준비할 참고자료를 나눠두세요.
근거: 「화장품법 시행규칙」 제3조·제4조, 정부24 「화장품책임판매업등록」 구비서류 안내.
접수하는 곳은 공장 주소가 아니라 책임판매업소 주소로 정합니다
서류를 작성했다면 책임판매업소 소재지를 기준으로 관할 지방식약청을 찾습니다. 공장이 다른 지역에 있더라도 책임판매업소 주소를 관할하는 지방식약청에 등록신청서를 제출합니다.
정부24 안내에 따르면 신청방법은 인터넷, 방문, 우편입니다. 전자민원으로 신청할 경우 신규등록 수수료는 27,000원이고, 방문·우편은 30,000원입니다. 별도로 납부하는 등록면허세는 이 신청 수수료와 구분해야 합니다.
온라인으로 진행한다면 신청 화면에서 사업자와 책임판매 유형을 선택한 다음, 실제 관리자를 정하고 준비한 서류를 첨부합니다. 최종 전송 전에 모든 파일을 열어보세요. 신청서의 관리자 이름과 자격증빙이 일치하는지, 예전 버전의 관리규정이 첨부되지 않았는지 확인할 수 있습니다.
정부24가 안내하는 처리기간은 총 10일입니다. 다만 이 처리기간만 보고 첫 제품 출시일을 곧바로 열흘 뒤로 확정하기는 어렵습니다. 서류를 작성하는 시간은 접수 전 준비기간입니다. 접수한 뒤에도 보완 요청이 나오면 추가 시간이 걸릴 수 있습니다. 처리기간은 일반적으로 민원법에 따른 기간 계산 규칙을 적용하며, 6일 이상인 처리기간은 접수일을 포함해 계산하되 토요일과 공휴일은 제외합니다. 보완에 걸린 시간도 처리기간에서 제외되는 경우가 있습니다.
따라서 출시 예정일이 정해져 있다면 등록신청 전 준비시간과 접수 후 처리기간을 따로 잡아야 합니다. 제조업체의 납품일도 확인해야 합니다. 등록필증을 받는 일정만으로 판매 개시일을 정하면 제품별로 남은 절차를 놓칠 수 있습니다.
근거: 정부24 「화장품책임판매업등록」, 「민원 처리에 관한 법률」 제19조·제22조 및 같은 법 시행령 제20조.
보완 요청을 받았다고 곧바로 등록이 거절된 것은 아닙니다
신청 후 관할 기관에서 서류를 보완해 달라는 연락을 받을 수 있습니다. 보완 요청은 말 그대로 부족하거나 불분명한 내용을 정해진 기간 안에 보충하라는 뜻입니다. 곧바로 등록이 거부됐다는 의미는 아닙니다.
보완 요청서에 무엇을 추가하라는지부터 읽어보세요. 증명서를 빠뜨린 경우라면 이미 가지고 있는 서류를 제출할 수 있습니다. 반면 증명서에 적힌 담당업무가 불분명하다면 실제 어떤 일을 했는지 확인할 수 있는 증빙을 준비해야 합니다.
관리규정에 회사에 없는 부서가 적혀 있다는 지적을 받았다면 부서 이름을 바꾸는 것만으로는 부족합니다. 실제 담당자가 누구인지, 제조업체가 보내는 자료를 누가 받아 확인하는지 정해 규정에 적어야 합니다.
책임판매관리자로 지정한 사람이 법정 자격을 갖추지 못했다면 문구를 고쳐도 등록요건을 충족하지 못합니다. 자격을 갖춘 사람을 확보하는 문제와, 자격을 가진 사람의 자료가 부족한 문제를 분리해야 합니다. 이 차이를 알면 보완 안내를 받았을 때 무엇부터 해야 하는지 훨씬 분명해집니다.
근거: 「민원 처리에 관한 법률」 제22조, 「화장품법 시행규칙」 제8조.
등록필증을 받으면 화장품을 바로 판매할 수 있을까요?
등록이 완료되면 신청한 사업자, 소재지, 관리자, 책임판매 유형이 등록 내용과 맞는지 확인합니다. 여기까지 끝나면 책임판매업 등록이라는 하나의 큰 준비를 마친 것입니다.
하지만 회사의 영업등록과 개별 제품을 판매하기 위한 준비는 같은 절차가 아닙니다. 국내 OEM으로 만든 제품에는 원료목록 보고 등 별도로 확인할 사항이 있을 수 있습니다. 미백·주름개선 같은 기능성화장품을 준비하고 있다면 제품별 심사 또는 보고 요건도 구분해야 합니다. 포장에 적을 표시사항과 광고문구 역시 영업등록과는 별개로 확인해야 합니다.
지금 중요한 것은 등록필증이 모든 제품의 판매와 광고를 한꺼번에 승인해 주는 서류는 아니라는 점입니다. 영업등록을 마쳤더라도 제품별로 적용되는 절차는 따로 챙겨야 합니다.
직접 할 수 있는 일과 행정사에게 맡길 일은 어디서 나뉠까요?
지금까지 살펴본 서류는 각각 역할이 다릅니다. 신청서에는 실제 사업자를 적고, 자격증빙으로 관리자를 확인합니다. 관리규정에는 공장과 브랜드 회사가 할 일을 나눠 적습니다. 준비한 내용이 실제 운영과 맞는다면 사업자가 직접 작성하고 신청할 수도 있습니다. 행정사에게 반드시 맡겨야 하는 등록은 아닙니다.
그런데 제조업체와 제품 사양을 협의하면서 이런 문서까지 직접 만들기는 쉽지 않을 수 있습니다. 관리규정에 어느 내용을 남겨야 할지 모르거나, 이미 받은 양식이 회사 상황과 맞지 않는 경우도 있습니다. 책임판매관리자의 자격은 확인했는데 증명서의 내용을 신청서에 어떻게 반영해야 할지 고민할 수도 있습니다.
이럴 때 행정사는 위임받은 범위에서 실제 사업자와 관리자 정보를 정리하고, 법정 첨부서류와 등록신청서를 작성해 행정기관에 제출하는 업무를 맡을 수 있습니다. 품질관리와 안전관리에 관한 규정도 의뢰인이 알려준 실제 운영방식과 제조업체의 자료를 바탕으로 문서화할 수 있습니다.
다만 행정사가 화장품의 안전성을 실험실에서 직접 판정하거나 제조업체의 시험결과를 보증하는 것은 아닙니다. 등록 여부도 관할 기관에서 판단합니다. 서류 작성과 기술적인 품질시험, 등록 심사는 서로 다른 일입니다. 의뢰인은 실제 제조·판매 구조와 인력 정보, 이미 보유한 증빙을 알려줘야 합니다.
예를 들어 회사에 품질관리팀이 없다면 누가 관련 업무를 맡을지 알려주는 것이 먼저입니다. 관리자를 직원으로 정했다면 그 직원의 자격자료를 보내줘야 합니다. 이런 사실을 바탕으로 신청서와 관리규정을 작성할 수 있습니다. 신청서와 관리규정에는 실제 회사에서 하는 일과 확인된 경력만 적습니다.
근거: 「행정사법」 제2조, 「화장품법 시행규칙」 제4조·제7조·제8조.
관리규정이나 등록신청서의 작성·제출을 의뢰하실 경우에는 업무 범위와 비용을 별도로 안내합니다.
화장품 책임판매업 등록을 준비하신다면 현재 보유한 신청서 초안, 책임판매관리자 자격증빙, 제조업체의 관리규정 또는 참고양식을 보내주시면 에토스 행정사사무소가 무료 사전 검토로 법정 서류 누락 여부, 신청서와 증명서의 이름 일치 여부, 실제 운영방식과 관리규정의 차이를 먼저 살펴보겠습니다.
3줄 요약
- 국내 OEM 화장품 브랜드의 책임판매업 등록에는 신청서 외에 품질·안전관리 규정과 책임판매관리자 자격증빙도 필요합니다.
- 제조업체에서 받은 참고양식은 실제 사업자, 책임판매관리자, OEM 제조업체가 나눠 맡을 업무에 맞게 작성해야 합니다.
- 책임판매업소 소재지를 관할하는 지방식약청에 신청하고, 영업등록과 개별 제품의 출시 준비를 구분해야 합니다.
※ 본 글은 일반적 정보 제공을 목적으로 하며, 개별 사안에 대한 법률·행정 자문이 아닙니다. 실제 사안은 사실관계와 관련 법령·행정 처분에 따라 결과가 달라질 수 있으므로, 구체적인 판단은 반드시 담당 행정사 또는 전문가와 개별 상담하시기 바랍니다.